So sieht es in der Praxis aus
Frage stellen, Antwort mit Quellenangabe bekommen – und ein ehrliches „steht nicht drin“, wenn Ihre Unterlagen keine Antwort enthalten.
Viele Mitarbeiter helfen sich längst mit ChatGPT – und laden dabei ungewollt interne Dokumente in die Cloud. Unser KI-Assistent beantwortet dieselben Fragen aus Ihren eigenen Unterlagen: mit Quelle zum Nachprüfen, auf einem Rechner in Ihrem Haus.
Wissen ist der wertvollste Rohstoff Ihres Unternehmens – aber kaum jemand findet es, wenn er es braucht.
Protokolle, Analysen und Berichte liegen verstreut in Ordnern und auf Laufwerken. Wissensarbeiter verbringen laut McKinsey Global Institute (2012) fast 20 % ihrer Arbeitszeit damit, interne Informationen oder die richtigen Ansprechpartner zu suchen.
Wenn erfahrene Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, nehmen sie ihr Wissen mit. Neue Mitarbeiter brauchen Monate für die Einarbeitung.
Wer schnell eine Antwort braucht, kopiert Verträge oder Protokolle in öffentliche KI-Dienste. Ein handfestes DSGVO-Risiko – von dem die Geschäftsführung meist nichts erfährt.
Fragen stellen, Antworten bekommen – mit Quellenangabe, in Sekunden, direkt im Browser.
Mitarbeiter stellen Fragen in normaler Sprache. Die KI antwortet fundiert und nennt die Quellen.
Im voreingestellten Strikt-Modus stützt sich die KI nur auf Ihre Dokumente. Steht etwas nicht drin, sagt sie das, statt zu raten. Eine Ampel zeigt zu jeder Antwort, wie gut die Fundstellen passen.
Versteht Bedeutung, nicht nur Stichwörter. Findet „Budgetkürzung“, auch wenn im Dokument „Einsparungsmaßnahme“ steht.
PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV, Text und Markdown – und sogar Audio-Aufnahmen werden automatisch transkribiert und indexiert.
Läuft auf Ihrem eigenen Server. Keine Daten verlassen Ihr Netzwerk. Keine Cloud, keine externen APIs.
Audit-Log, Personen-Anonymisierung, Löschkonzept und DSGVO-Dokumentation – für den datenschutzkonformen Betrieb ausgelegt und vorbereitet für Ihren Datenschutzbeauftragten.
Alle Mitarbeiter greifen über den Browser zu. Admin steuert User, Rollen und auf Wunsch, wer welche Dokumente sehen darf.
Neue KI-Modelle werden mit einem Befehl installiert. Keine Abhängigkeit von einem Anbieter.
Neue Mitarbeiter fragen die KI statt die Kollegen – vom internen Ablauf bis zum Maschinenhandbuch. Die Einarbeitung geht spürbar schneller.
Neue Dateien werden automatisch erkannt, verarbeitet und indexiert – ohne dass jemand daran denken muss.
Frage stellen, Antwort mit Quellenangabe bekommen – und ein ehrliches „steht nicht drin“, wenn Ihre Unterlagen keine Antwort enthalten.
Installation und Einrichtung an einem Tag vor Ort – je nach Dokumentenmenge ist Ihr Bestand nach ein bis zwei Tagen vollständig durchsuchbar.
Ihre Dokumente, Protokolle und Analysen werden einmalig indexiert. Neue Dateien werden per Klick nachgeladen.
Mitarbeiter öffnen den Browser, tippen ihre Frage ein und bekommen eine präzise Antwort – mit Verweis auf die Originalquelle.
Jedes neue Dokument wird Teil der Wissensbasis. Je mehr Sie einspeisen, desto wertvoller wird das System.
Der entscheidende Unterschied: Ihre Daten bleiben bei Ihnen.
| Real KI Systems | Cloud-KI-Dienste¹ | |
|---|---|---|
| Verarbeitung Ihrer Dokumente | ✓ Auf Ihrem eigenen Rechner im Firmennetz | In Rechenzentren des Anbieters (je nach Tarif EU oder USA) |
| Zugriff auf Ihre Inhalte | ✓ Nur Ihr Firmennetz – Fernwartung nur nach Ihrer Freigabe im Einzelfall | Anbieter als Auftragsverarbeiter (AVV nötig) |
| Internet im Betrieb | ✓ Nicht nötig (offline-fähig) | Erforderlich |
| Preismodell | ✓ Einmaliger Festpreis, keine Nutzergebühren – Updates optional per Supportvertrag | Monatliches Abo je Nutzer |
| Modellwahl | ✓ Offene Modelle verschiedener Hersteller, austauschbar | Vom Anbieter vorgegeben |
¹ z.B. ChatGPT Business oder Microsoft 365 Copilot, nach öffentlichen Angaben der Anbieter (Stand: September 2026). ChatGPT ist eine Marke von OpenAI, Microsoft 365 Copilot eine Marke der Microsoft Corporation.
Erst testen, dann entscheiden: Sie erhalten einen schriftlichen Festpreis – ohne Lizenz- oder Nutzergebühren.
Ihr konkretes Festpreisangebot erhalten Sie nach dem kostenlosen Erstgespräch – abgestimmt auf Dokumentenmenge, Nutzerzahl und Ihre vorhandene Umgebung. Angebot ausschließlich für Unternehmen, Selbstständige, Behörden und Vereine.
Hardware (GPU-Rechner) nicht enthalten – je nach Ausstattung derzeit ca. 1.600–2.000 €; eine konkrete Empfehlung erhalten Sie im Erstgespräch. Updates und Wartung sind nicht im Festpreis enthalten; Sie erhalten sie auf Wunsch über einen Support- und Wartungsvertrag. Ohne ihn läuft die gelieferte Version unbefristet weiter.
Softwareentwicklung & Automatisierung: Festpreis nach kostenloser Analyse – kleine Projekte lassen sich oft in wenigen Tagen umsetzen.
Minimale Anforderungen – maximaler Nutzen.
Der KI-Assistent ist oft nur der Anfang. Wo Abläufe Zeit fressen, Systeme nicht miteinander sprechen oder die passende Software schlicht fehlt, machen wir Ihr Unternehmen effizienter – mit Lösungen, die exakt zu Ihren Abläufen passen.
Maßgeschneiderte Anwendungen statt Excel-Zettelwirtschaft und Insellösungen: interne Tools, Desktop- und Web-Anwendungen – zugeschnitten auf Ihre Arbeitsweise, nicht umgekehrt.
Wiederkehrende Handarbeit abschaffen: Berichte erstellen, Daten übertragen, Dokumente verarbeiten – läuft automatisch, zuverlässig und auch nachts um drei.
Ihre Systeme sprechen endlich miteinander: Wir verbinden Warenwirtschaft, Datenbanken, Office und Fachsoftware – Schluss mit doppelter Datenpflege und Copy-Paste.
Aus verstreuten Daten werden belastbare Entscheidungsgrundlagen: automatisch aktualisierte Auswertungen und Dashboards statt stundenlangem Zusammenkopieren.
KI dort einsetzen, wo sie wirklich Zeit spart: Dokumente analysieren, klassifizieren, transkribieren – lokal auf Ihrer Hardware und datenschutzfreundlich in bestehende Abläufe integriert.
Wir schauen uns Ihre Abläufe an, finden die Zeitfresser und priorisieren nach Nutzen. Ehrliche Empfehlungen statt Buzzword-Bingo – auch wenn die Antwort mal „braucht ihr nicht“ lautet.
Kein Projekt von der Stange – aber immer derselbe verlässliche Ablauf.
Kostenloses Erstgespräch: Wo geht Zeit verloren? Welche Abläufe nerven? Wir hören zu und schauen genau hin.
Sie bekommen einen konkreten Vorschlag mit Festpreis – verständlich erklärt, ohne Fachchinesisch.
Wir entwickeln, testen und führen ein – in kurzen Etappen, damit Sie früh Ergebnisse sehen und mitsteuern können.
Nach dem Go-live lassen wir Sie nicht allein: Einweisung, Dokumentation und auf Wunsch laufender Support über einen Wartungsvertrag.
Typische Projekte – viele davon lassen sich in wenigen Tagen umsetzen.
Antworten auf die wichtigsten Fragen von IT-Leitern und Geschäftsführern.
Ein normaler Desktop-PC mit NVIDIA-GPU reicht. Es muss kein Server-Raum oder Rack sein – ein leiser PC unter dem Schreibtisch genügt. Kosten: je nach Ausstattung und Marktlage derzeit ca. 1.600–2.000 €.
Ja, vollständig. Nach der einmaligen Installation (Modelle herunterladen) ist keine Internetverbindung mehr nötig. Ideal für Unternehmen mit strengen Netzwerk-Richtlinien.
Installation vor Ort: ein Tag. Verarbeitung Ihrer Dokumente: je nach Menge ein bis zwei Tage. Danach Funktionsprüfung, Einweisung und Abnahme – in der Regel sind Sie innerhalb einer Woche produktiv.
Ja – das ist einer der größten Praxisnutzen. Neue Mitarbeiter stellen ihre Fragen direkt der KI und bekommen Antworten aus Ihren eigenen Unterlagen, mit Quellenangabe zum Nachlesen. Das entlastet erfahrene Kollegen und verkürzt die Einarbeitung deutlich.
Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Gespräche; der Administrator kann alle einsehen. Anmeldungen, Chat-Nutzung (ohne den Inhalt der Fragen), Uploads sowie Admin-Aktionen wie Benutzer- und Rechteänderungen, Löschungen und Backups stehen im Audit-Log. Der Admin kann Konten entfernen, Passwörter zurücksetzen und festlegen, wer welche Dokumente sieht.
Nein, wenn Sie das nicht wollen. Sie fassen Dokumente zu Bereichen zusammen, etwa Personal oder Geschäftsführung, und sperren diese für einzelne Mitarbeiter. Gesperrte Inhalte tauchen für sie dann weder in Antworten noch in Quellen, Suche oder Dateiansicht auf. Administratoren sehen weiterhin alles; jede Änderung an den Sperren steht im Audit-Log.
Nein. Das System spiegelt die gewünschten Ordner Ihres Netzlaufwerks regelmäßig und verarbeitet neue Dateien automatisch – Ihre Ablage bleibt, wie sie ist. SharePoint-Inhalte lassen sich als Export einbinden, Markdown-Notizen (z.B. aus Obsidian) übernehmen. Weitere Systeme können über die Programmierschnittstelle angebunden werden.
Die Zahl der Nutzerkonten ist nicht begrenzt. Wie viele Mitarbeiter gleichzeitig ohne Wartezeit fragen können, hängt von der Grafikkarte ab: Mehrere Fragen werden parallel beantwortet, weitere reihen sich kurz ein. Die passende Hardware legen wir im Erstgespräch anhand Ihrer Nutzerzahl fest – und im Pilot sehen Sie es mit Ihren echten Nutzern.
Sie kann sich irren – deshalb stützt sie sich in der Voreinstellung (Strikt-Modus) nur auf Ihre Unterlagen und sagt offen, wenn dort nichts steht. In unserem Test hat sie jede Frage, die die Unterlagen nicht beantworten, abgelehnt statt zu raten. Zu jeder Antwort sehen Sie die Originalquelle und eine Ampel, wie gut die Fundstellen passen; wichtige Aussagen prüfen Sie mit einem Klick. Probieren Sie es in der Demo aus: Stellen Sie eine Frage, die Ihre Unterlagen nicht beantworten. (Technisch kombiniert die Suche Bedeutung und Stichwörter und sortiert die Treffer mit einem Reranker nach.)
Gerne – oft bringen gerade die kleinen Automatisierungen (Berichte, Datenübernahmen, Dokumenten-Verarbeitung) die schnellste Zeitersparnis. Nach einem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie ein Festpreisangebot; viele dieser Projekte lassen sich in wenigen Tagen umsetzen.
Ja. Wir ergänzen projektweise, wo intern Zeit oder Spezialwissen fehlt. Software, die wir eigens für Sie entwickeln, übergeben wir sauber mit Dokumentation, Quellcode und Einweisung – Ihre IT kann selbst weiterarbeiten. Den KI-Assistenten nutzen Sie mit einer zeitlich unbegrenzten Lizenz; er läuft auch ohne Wartungsvertrag weiter.
Gebaut mit bewährten Open-Source-Technologien
Kostenlose Demo oder unverbindliches Erstgespräch – erzählen Sie uns, wo bei Ihnen Zeit verloren geht.
Oder direkt: real-ki@mailbox.org · +49 1512 9655905 · 💬 WhatsApp