Verstreut in vielen Ablagen
Ihr Wissen steckt in Protokollen, Handbüchern, Richtlinien und Verträgen, verteilt auf Ordner und Laufwerke.
1 Einfach erklärt · in etwa 3 Minuten
Wo stand das nochmal?
Die Antwort steht irgendwo in Ihren Unterlagen: in einem Protokoll, einem Handbuch oder einem Vertrag. Nur wo?
Das Wissen ist da. Es zu finden, kostet Zeit.
fast20 %
ihrer Arbeitszeit verbringen Wissensarbeiter damit, interne Informationen oder die richtigen Ansprechpartner zu suchen.
Auf eine Fünf-Tage-Woche umgerechnet: fast ein ganzer Arbeitstag.
Quelle: McKinsey Global Institute (2012)
2 Die Idee
Wie ein Kollege, der alle Ordner gelesen hat
Stellen Sie sich einen Kollegen vor, der jedes Protokoll, jedes Handbuch und jeden Vertrag Ihrer Firma gelesen hat. Sie fragen ihn, und er sagt Ihnen nicht nur die Antwort, sondern auch, wo sie steht.
Gesammelt in Ihrem Haus
Real KI Systems liest diese Unterlagen ein, und zwar auf einem Rechner in Ihrem Haus, nicht in einer Cloud. Ihre Ablage bleibt dabei, wie sie ist.
Antwort mit Quelle
Nun fragen Sie in normaler Sprache, einfach im Browser. Die Antwort nennt die Quelle, ein Klick zeigt die Fundstelle im Dokument. Auch neue Mitarbeiter können so den Assistenten fragen statt die Kollegen.
3 Der Ablauf
So entsteht eine Antwort
Drei Schritte laufen im Hintergrund ab. Sie selbst stellen nur die Frage.
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Einlesen
Das System liest Ihre Unterlagen ein und merkt sich, wo was steht. Je nach Menge ist nach ein bis zwei Tagen alles vollständig durchsuchbar. Neue Dateien in einem überwachten Ordner kommen automatisch dazu.
Auf Wunsch auch: Audio-Aufnahmen, die automatisch abgeschrieben werden, und Abbildungen in PDFs.
Noch nicht möglich: gescannte Papierdokumente ohne Texterkennung und alte Formate wie .doc, .xls und .ppt.- Word
- Excel
- PowerPoint
- CSV
- Text
- Markdown
Eingelesen auf dem Rechner in Ihrem Haus
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Suchen
Sie fragen so, wie Sie einen Kollegen fragen würden. Die Suche versteht die Bedeutung, nicht nur einzelne Stichwörter: Sie findet „Budgetkürzung“, auch wenn im Dokument „Einsparungsmaßnahme“ steht.
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Antworten
Aus den gefundenen Stellen schreibt die KI eine Antwort, Wort für Wort. Dazu nennt sie die Quelle und zeigt mit einer Ampel, wie gut die Fundstellen zur Frage passen.
Steht in den Unterlagen nichts dazu, sagt sie das, statt zu raten. So ist es voreingestellt (Strikt-Modus).
4 Ausprobieren
Probieren Sie es aus
Zwei echte Fragen an die Beispieldokumente einer fiktiven Firma. Tippen Sie auf eine Frage und sehen Sie, was das Programm darauf geantwortet hat.
Tipp: Die zweite Frage lässt sich mit den Unterlagen nicht beantworten. Achten Sie darauf, was die KI dann tut.
Ihre Frage
Was wurde im Quartalsmeeting Q3 zum Marketing-Budget beschlossen?
KI-Assistent
Es wurde beschlossen, das Marketing-Budget ab dem 1. Oktober 2026 um 15 % zu kürzen. Die frei werdenden Mittel von rund 84.000 € sollen in die Produktentwicklung umgeschichtet werden, vorrangig für die Steuerungssoftware der Baureihe MX-400.
Ihre Frage
Wie hoch ist das Marketing-Budget für 2028?
KI-Assistent
Diese Information ist in den verfügbaren Dokumenten nicht enthalten.
Zum Vergleich: das Original
So sehen dieselben zwei Fragen im Programm aus.
5 Die Ampel
Wann Sie genauer hinsehen sollten
Zu jeder Antwort zeigt eine Ampel, wie gut die gefundenen Stellen zur Frage passen. Tippen Sie auf eine Farbe.
Grün: „Hoch“
Die gefundenen Stellen passen gut zur Frage.
Ein gutes Zeichen, aber kein Beweis. Wichtige Aussagen prüfen Sie trotzdem mit einem Klick in der Quelle.
Gelb: „Mittel“
Die gefundenen Stellen passen nur zum Teil zur Frage.
Lesen Sie in der Quelle nach, bevor Sie sich auf die Antwort verlassen.
Rot: „Niedrig“
Die gefundenen Stellen passen kaum zur Frage.
Prüfen Sie die Quelle genau. Bei der Frage nach dem Budget für 2028 stand die Antwort gar nicht in den Unterlagen, und die KI hat das offen gesagt.
Wichtig: Die Ampel bewertet die Fundstellen, nicht die Antwort. Sie ist keine Garantie für Richtigkeit. Die KI kann sich irren. Deshalb nennt jede Antwort ihre Quelle, und wichtige Aussagen prüfen Sie mit einem Klick nach.
6 Ihre Daten
Wo bleiben Ihre Daten?
Das ist der wichtigste Unterschied zu öffentlichen KI-Diensten wie ChatGPT. Schalten Sie um und sehen Sie, welchen Weg Ihre Frage nimmt.
Öffentlicher KI-Dienst
zum Beispiel ChatGPT
- Verarbeitung in Rechenzentren des Anbieters, je nach Tarif in der EU oder in den USA
- Internet ist erforderlich
- Der Anbieter ist Auftragsverarbeiter (er verarbeitet Ihre Daten in Ihrem Auftrag)
Real KI Systems
auf einem Rechner in Ihrem Haus
- Verarbeitung im eigenen Firmennetz. Keine Cloud, keine externen KI-Dienste
- Im laufenden Betrieb kein Internet nötig. Aus dem Internet ist das System nicht erreichbar
- Dokumente, Fragen und Antworten verlassen das Haus nicht
Schon heute Alltag: „Schatten-KI“
Viele Mitarbeiter kopieren Verträge oder Protokolle in öffentliche KI-Dienste wie ChatGPT. Das ist ein Datenschutzrisiko, von dem die Geschäftsführung meist nichts erfährt. Real KI Systems ist die erlaubte Alternative.
Real KI Systems ist für den datenschutzkonformen Betrieb ausgelegt. Vorlagen für die Datenschutz-Unterlagen gehören dazu.
7 Auf einen Blick
Fünf Dinge zum Mitnehmen
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Antworten aus Ihren Unterlagen
Aus Protokollen, Handbüchern, Richtlinien oder Verträgen. Jede Antwort nennt die Quelle.
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Bleibt in Ihrem Haus
Ein Rechner in Ihrem Firmennetz. Keine Cloud, im laufenden Betrieb kein Internet nötig.
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Ehrlich, wenn nichts drinsteht
In der Voreinstellung sagt die KI offen, wenn die Unterlagen keine Antwort enthalten. Die Ampel zeigt, wie gut die Fundstellen passen.
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Einfach im Browser
Am PC, Laptop oder Tablet. An den Arbeitsplätzen wird nichts installiert. Jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Konto und sieht nur seine eigenen Gespräche.
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Sie bestimmen, wer was sieht
Bereiche wie Personal oder Geschäftsführung lassen sich für einzelne Mitarbeiter sperren. Gesperrtes taucht dann weder in Antworten noch in Quellen auf.